仕事術

仕事効率を今すぐアップ!簡単にマルチタスクを防ぐ9つの方法

投稿日:2016-07-13 更新日:

仕事効率 をアップさせる方法

仕事効率を上げるためには、集中することが大切です。ですがある研究によると、平均的な就業時間の28%が、マルチタスクによって失われているといいます。

複数の仕事を同時にこなそうとするマルチタスクは、実は効率が悪くなるんですね。

それでも集中力がなくなると、僕たちの脳はついつい「マルチタスクをしたい」衝動に駆られてしまいます。

マルチタスクが非効率な理由は「マルチタスクはなぜ仕事に非効率?脳を破壊するかもしれない理由とは」の記事で解説しています。

残念ながら、衝動には勝てないのが人間の性です。非効率なマルチタスクをしないためには、衝動が現れないように未然に防ぐことが大切です。

どのようにしてマルチタスクを未然に防ぐのか?

今すぐ簡単にできるアイデアを紹介します。仕事効率のアップに役立ててください。

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今すぐ仕事効率をアップさせる簡単な9つの方法

今すぐ簡単にマルチタスクを未然に防ぐ簡単な方法は、次の9つです。

  1. 時間を区切って仕事をする
  2. 姿勢を正しくして座る
  3. 視界に入るものをなるべくなくす
  4. 携帯電話の電源はオフ、またはサイレントにしておく
  5. デスクトップには、今手掛けている仕事のフォルダ以外は置かない
  6. インターネットで調べ物がある時は、ウインドウは2つまで
  7. 通知バッジ機能をはずす
  8. 社内チャットには、今対応できないことを表示
  9. 返信用の時間を設ける

マルチタスクの衝動を防ぐことができれば、仕事効率が良くなります。就業時間が8時間だと仮定すると、そのうちの約2時間14分を短縮することができますので、ぜひ実践してみてください。

1. 時間を区切って仕事をする

マルチタスクをやめるために時間を区切る

マルチタスクの衝動を防ぐためには、集中して仕事をすることが大切です。

集中している時には、マルチタスクの衝動はやってきません。集中を持続させるためには、学校の授業のような感じで、集中する時間と休憩する時間をあらかじめ決めておきます。

25分〜30分くらい集中して、5分ほど休憩する。この行程を繰り返し行うことで、集中が持続しやすくなります。休憩時間になれば、たとえ仕事に集中していても、一度席を離れることが大切です。

それが、集中力を保って仕事効率を上げるコツです。

小学生が1日に6時間も集中して勉強できたのは、この時間管理があってこそだったんですね。集中できる時間管理術には「33分33秒の法則」や、「ポモドーロ・テクニック」があります。

2. 姿勢を正しくして座る

マルチタスクをやめるために姿勢を正しくして座る

デスクワークの場合は、背筋を正してイスに座ることが大切です。

集中力を司る前頭葉には、エネルギーである酸素が必要です。背筋を正して座ることで、より多くの酸素が前頭葉に送り込まれ、集中しやすくなります。

脚を組んだり、肘掛や机に片肘をつけていたり、背もたれを使ったり、背中が丸くなるクセがあったら要注意です。姿勢が悪いと、横隔膜などの呼吸に関係する筋肉が正常に働かず、自然と呼吸が浅くなります。

仕事中にあくびが出てしまうことがありませんか?

それは、姿勢が悪いことで脳に十分な酸素が届いていないせいでもあったんですね。マルチタスクをやめるためには、姿勢に気をつけることがコツです。

ちなみに、あくびが出るのは「脳の温度を下げるため」という説もあります。集中しすぎて脳の温度が上がった場合は、冷たい血液を脳に送るためにあくびをするという説です。

脳をヒートアップさせないためには、額に冷えピタシートなどを貼っておくと効果的です。

3. 視界に入るものをなるべくなくす

マルチタスクをやめるためになるべく視界に入れない

マルチタスクの衝動に襲われないようにするためには、集中したいもの以外はなるべく視界に入れないようにします。

僕たち人間は、多くの情報を視覚から得ています。その割合は、五感のうちの87%とも言われています。集中している以外のものが視界に入っただけで、マルチタスクの衝動の対象になってしまうんですね。

机の上が書類だの関連書籍だので乱雑になっていると、「仕事してますイメージ」はつきます。ですが、実はマルチタスクを誘発しやすく、仕事が遅くなる要素でもあるんですね。

余計なものを視界に入れないためには、机の上はスッキリさせて何も置かないようにしておくことが大切です。それが仕事効率を上げることにつながります。

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4. 携帯電話の電源はオフ、またはサイレントにしておく

マルチタスクをやめるためにサイレントにする

仕事中は携帯電話の電源はなるべくオフにしておくか、バイブの機能もオフにして、完全にサイレントな状態にしておきます。

携帯電話の着信音がすると、とっても気になってしまいます。気になってしまうと、仕事を中断してしまいます。

着信のほとんどは、今すぐ確認する必要のないものだったりしませんか?

気にならないようにするためには、携帯電話は目の届かない場所に置いておくことが大切です。時間を決めて仕事をしていれば、たとえ緊急の着信があったとしても、数十分のタイムラグで済みます。

もしもあなたの奥さんが妊娠していて、出産間近だったとしたら、この限りではありません。

5. デスクトップには今手掛けている仕事のフォルダ以外は置かない

マルチタスクをやめるために必要なフォルダ以外は置かない

パソコンで仕事をしている場合は、デスクトップには今手掛けている仕事のフォルダ以外を置かないようにします。

先ほど説明したように、集中したい以外のモノ(フォルダ)が目に入っただけでも、マルチタスクの衝動の対象になってしまうからです。ですので、画面上をスッキリさせることが大切です。

仕事効率をアップさせるためには、集中したいもの以外の情報をシャットダウンすることがコツです。

仕事がデキる人ほど、実はデスクトップがスッキリしていたりもします。

6. インターネットで調べ物がある時はウインドウは2つまで

マルチタスクをやめるためにウィンドウは2つまでにする

インターネットを使って調べ物をする時には、ブラウザのウインドウは2つまでにして調べます。

同時に複数のウインドウを立ち上げて、あれもこれもと調べると、余計なものまで調べていることが多く、無駄な時間を使う可能性があります。

「ここのウインドウは開いたままで、後でもう一度じっくり見てみよう・・・」というのは、マルチタスクの入り口です。見比べる必要がある場合以外は、ブラウザのウインドウはなるべく1つにしておくことが大切です。

一度調べものを始めると、すぐに10〜20個のタブを作ってしまうようなら要注意です。

7. 通知バッジ機能をはずす

マルチタスクをやめるために通知バッチを外す

マルチタスクをやめるためには、メールの通知機能をオフにしておきます。

パソコンで仕事をしている時に、フェイスブックの新しい情報が通知されると、思わず目に入ってしまいますよね。Gメールの新着通知も目に入ると気になります。気になると、思わず見てしまうというマルチタスクの衝動が始まります。

仕事効率化のためには、通知バッチ機能を外しておくことが大切です。

8. 社内チャットには今対応できないことを表示

マルチタスクをやめるために社内チャットをやめる

マルチタスクをやめるためには、チャットには今対応できないことを表示しておきます。

ある研究によると、仕事中の平均11分に1回邪魔が入り、1日の約1/3を中断した遅れを取り戻すことに費やしているといいます。

会社で勤務していると、「内線による仕事の中断」と「社内チャットが飛んでくることによる仕事の中断」という問題があります。一度自分の仕事を中断してチャットの返事をするだけでも、相当な時間ロスを招いてしまいます。

チャットの大半は、今すぐ返事を返さなくても対応できる内容だったりしませんか?

返事はまとめて返せるように、◯分後に返事をする旨を知らせるメッセージを表示させておけば、ほぼ問題は起こりません。

集中している時間中は、内線を入れないように指示しておくことも大切です。

9. 返信用の時間を設ける

マルチタスクをやめるために返信用の時間を設ける

メールやチャットの返信が必要な場合に備えて、返信の時間をあらかじめ設けておきます。

「◯時〜◯時は着信を確認して返信する時間」としておけば、メールやチャットの返信で仕事が中断されることがなくなります。社内に通知しておけば、その時間外からのチャットがなくなります。

マルチタスクをやめて効率化を図るには、仕事をする時間と返信する時間は分けることがコツです。

まとめ

マルチタスクをやめて仕事効率を上げる方法は、今すぐ簡単にできることばかりです。

外部からの影響は大きいので、できるだけ事前に排除しておくことが大切なんですね。メールや新着情報は、仕事が終わった後で一度にまとめて見ることで時間を短縮できます。

まずは、今すぐパソコンのデスクトップのフォルダの整理から始めてみてください。

現在手がけている仕事のフォルダはひとつにまとめて、それ以外のフォルダはなくして画面をスッキリさせただけでも、気が散る要素がなくなります。

マルチタスクをしないためには、普段から集中しやすい耐性を身につけておくことも大切です。

次の記事では、1日5分の瞑想で集中力を身につける方法を解説しています。
Next⇒「なぜ瞑想で集中力は鍛えられる?1日5分で意志力を養う方法

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高木浩一

心理学と脳科学が好きなWeb集客の専門家。 大企業のマジメな広告デザインから男性を欲情させるアダルティな広告デザインまで、幅広いデザインを経験した元グラフィックデザイナー。心理面をカバーしたマーケティングとデザインの視点をもつ。 個人が個人として活躍する時代に向けて「使えるマーケティング」をモットーに情報発信中。

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